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本文最后更新日期：2011 年 11 月 28 日 |
关于书面建议书、文案写作意义及备忘录模式 摘自原 AiTOP.com 创作实践群组交流记录 日期：2009 年 06 月 22 日 整理：张智军 |
摘录的目的： 一是尽量精简发言，剔除无实际意义的发言内容，提高阅读效率；二是整理后的文稿可以帮助没有参与交流的群组成员或其他读者有效获得交流信息；三是避免同一个论题被多次重复讨论（对同一个论题的补充和修正除外），浪费时间；四是形成备忘录，方便阅读者重读和实践这些行动模式；五是让更多的读者对发言内容展开后续讨论，以便补充完善。 注1：以下整理内容黑体字标题由整理者为阅读方便添加，概括不全面或不妥当者请阅读者提出更好建议。 注2：整理内容浅灰色字体属群组成员发言，并有发言人姓名、QQ 号码及发言时间信息；黑色字体属本群组主管鲁英灿老师发言，为方便阅读省略了发言人姓名、QQ 号码及发言时间信息。 |
写书面建议书： 案例之一：（鲁英灿） 我前几天又给我们学院院长写了一个报告，是关于海纳行动的，群组中的徐伟立帮我收集、整理的资料。 这个海纳行动，很多老师和学生都知道，但是都是口头建议，或者干脆不建议只是发牢骚。 现在，我这个病中人写了正式的建议报告，结果，很快院长就回信表示认可了。 做与不做，相差巨大。 要知道大多数人不写建议，一个是懒惰，另一个是不想承担责任。 写建议并不是容易的事情啊，发牢骚多容易！ 我写哈建改革建议，写了四万字，废寝忘食，累坏了。 这次写海纳活动的建议报告，我跟徐伟立、康老师，用业余时间忙了近一周。 书面建议的形式非常重要，也非常有效。因为只有书面文案才会让人感觉到你在承担责任，进而重视你的建议与要求。
案例之二：（鲁英灿） 当年我领着学生扫描设计书籍，买了几个扫描仪，结果其中两个买到后一周才发现不适合我们的真实需要。我们去找经销商退货，人家当然不干。学生们都认为我只好自认倒霉了。 我给该扫描仪总部写了一封信，提出了一系列改进建议，然后顺便提出了退货要求，并赞扬他们的经销商工作负责。 结果是，半个月后，我们收到通知：原款退货。 别小看这种模式。 如果我企图进入那个扫描仪公司，那么这个起点可能就会使得我最终成为他们产品开发部的重要人物，只需我把我的建议制成精美的设计表达，并持续关注他们的新产品和不断提出建议。 如果我想通过多年努力逐步进入建筑学院的领导层，那么我写的哈建改革建议、海纳活动报告等等就会成为领导层关注我的机会。只是我本身不再想玩官场了而已。 创造机会并不难。 所以，别再学着周围的人怨天尤人，而是要清晰地知道其实机会到处都是，只是我们自己太懒惰了而已。 我们跟甲方的交流，也常常使用这种书面模式，效果极好。 潇洒的文采、充足的依据、严谨的装帧，往往会使得甲方不得不重视我们希望追加设计费用、延长设计周期的要求，大多数情况下都能拉近甲乙方的距离，进而批准要求。 这就是国外常见的“备忘录”模式。 群组交流同理。 如果你一直懒得发言，或者随意发言，结果是很好的表现自己才华的机会就被自己从手指间失去了。 当你自己的才华得不到表现，你的心理就会憋闷，久而久之，受害的就是自己了。 我写那些建议，其实是为了我自己：我写出来了，心里就舒畅了，就不抑郁了。 院长看到我的四万字建议，非常高兴，把文章发给学院各级领导传阅了。 这说明哈建改革有戏了。 这就是书面文案的重要性。 不然，我为什么劳心劳力地写书，而不是采取论坛发言的模式呢？ 实际上，写专业文章和著作，与随兴而致的发言、发帖，有着本质差别。 书面建议要装订成标书、书本的形式。 书面建议，一定要打印，并装订成标书、书本的样子，千万不要用电子邮件的模式提出书面建议。 张智军6月24日补充如下： 书面建议必须附上亲笔签名。亲笔签名有两种功能：一是身份确认，即签名者认可建议内容；二是签名者要对建议内容承担责任。 文案写作训练思维能力： 最关键的是，文案写作需要反复修改，这对训练我们的思维能力有着强力帮助。 写书就更厉害了，因为十几万字、几十万字，加上近千张插图的重画、筛选，加上周期压力的折磨，对人的训练强度极大。 写书对人的训练效率的影响就更厉害了，因为十几万字、几十万字需要反复校核、重写、重组，加上近千张插图的重画、筛选，加上周期压力的折磨，对人的训练强度极大。 看书，而不靠写文章理清思路，往往会造成更多的困惑。 这就是为什么那些不读书的人反而活得很舒服的原因。 对单位、领导、朋友有意见、建议，完全应该以文案的形式表达，这样反而会促进你跟环境的关系。 太多人不善于用文字表达自己，结果是大家都在靠猜测别人过日子，久而久之就出问题了。 还有，自己有好的思路、观点、方法，如果通过写文章的方式介绍给别人，这种成就感对人的心理进步的帮助非常大，因为做到了多赢。 专业人士，大多是文章的好写手。 目前因为我们设计师群体整体能力偏弱，所以才会出现大多数人沉默的局面。 写文章，实际上是在做专题研究，其资料搜索、整理的强度要比平时没事看点书的模式强得多！ 写文章，实际上还是训练换位思考能力的极强方式。因为文章受人欢迎才算是好文章，所以那些自说自话、自以为是、自恋自惜的文章往往会被读者抛弃。 你们看我也好、杨利伟也好，我们发言一般都是大段发言，这其实一眼就能看出来基本能力。 AiTOP 专业文章投稿制是在为创办 AiTOP 专业杂志做扎实准备。 没准能做成哈尔滨工业大学建筑学院与 AiTOP 合办的专业杂志呢。 现在的任务是逐步培养专业作者。 到时候你就知道了，写专业文章并不是很容易的事情。 自训、助人、协同、效益。 有兴趣的人准备自己的专业文章提纲吧，然后发给我审核、提出修改建议。 我和徐伟立、昝昊君正在写基本工具的使用方法。 原理：提供稿件的人获得社会效益和适当的经济效益，索取者（阅读者）因为这些专业文章获得帮助并贡献点击率。 这样就避免了论坛模式中差劲的人成了强势的问题。 大家交流，别怕打字慢，关键是反复校核与修改，很快就能练出来高速、严谨的文案能力。 昨天看“挑战主持人”节目，那些专业人士都能把大段文章用一分钟就准确记住并以播音模式复述出来，这才是专业人士的基本素质。 我们很多设计师几乎不重视自己的基本能力和素质的训练，那么自然就不会脱颖而出，更不会获得单位和甲方的尊重与信任。 做“备忘录”，认真校核： 前几天出门忘记带钥匙，结果是差点爬楼。 这种不校核的问题一旦出现在设计工作中，很容易造成巨大损失。 我们就出现过到了甲方那里才发现有位新设计师忘记带来他负责的资料，结果是只好回去取，狼狈之极。 出差，经常会有新设计师忘带身份证之类的事情，令人恼火却无可奈何。 后来，每次出门，都要详细按表格打勾确认无误再走。 总是有人丢三落四，甚至会忘记甲方的要求。 这么多年了，每次项目我都得一一叮嘱，甚至半夜都会因为怕员工忘记甲方的一个要求而惊醒。 即使这样，仍然会出现文案错别字、写错甲方单位名称、忘记甲方提出的若干要求中某一条、记错现场数据……等等问题。 我只好每次都逐页、逐行校核。 十几年了，终于累倒了。 别忘了，这些马虎的人在抱怨待遇的时候可是一个比一个凶狠。 我经常跟员工说：如果你不恐惧因为出小错造成的巨大损失，那么你很难成为好设计师。 [京]聂兴洲(25546240) 16:45:38 我插一句，我听以前有个老先生说，他在外面评标，看文本，看到超过5个字以上的错别字就会建议直接毙掉方案。认为那是在浪费大家的时间，而且邀标的单位领导往往都很支持。这点值得大家注意。小细节往往反映一个人对自己的管理能力和单位的专业化程度。 所以，设计工作中要做表格，然后逐项根据完成情况打勾。 [鄂]高仲立(228335498) 16:48:25 “甚至半夜都会因为怕员工忘记甲方的一个要求而惊醒”这句话我深有体会，经常会因为忘记（或者没强调）给结构、设备专业、做效果图的，说一个重要的要求而非常不安，以至于睡不好觉。 这是老设计师的恐惧症。 有经验的设计师都知道蚁穴溃坝的道理。 [衡]刘洋(458208100) 16:50:34 呵呵！备忘录，为什么不做备忘录，方案设计师不给深化设计师做备忘录，建筑师不给设备，结构，机电，消防做特殊要求备忘录。开会的时候经常听见有人说，你没有说过，我不知道。 刘洋说得对，口头最不保准。 甲方提出要求的时候，应该笔录、录音，笔录结果要让甲方签字，以免甲方忘记自己提出的要求是哪些。 说到底，就是工作方法的问题。 [粤]李拥芳(30975408) 16:52:46 不记下的话，很多细节都会忘掉。特别是开会前思路清析时想的细节，到真正开会时经常忘记。 [衡]刘洋(458208100) 16:52:54 设计师不给施工单位做变更记录，施工单位要不到钱，跟施工单位的关系恶化。（对）甲方领导要求不做记录，甲方下次看图，第一句话，怎么没有改，完了回去就骂甲方。 我们这个群组终于开始合乎常识的专业交流了。 我们终于不再像以前那样不在意平时的严谨了。 我们终于懂得了蚁穴溃坝的道理了。 我现在老泪纵横，呵呵。 大家再接再厉！ 这就是不迁就初学者、不迁就懒蛋、不迁就借口大王的好处。 这就是不断实施删除制的好处，呵呵。 四年来，我一直坚信一定能做成认真严谨的设计师社区、网站，现在这种坚持终于开始见到成果了。感谢大家！ 删除那些令我们头痛却没有带给我们好收入的甲方： 我们如果遇到那种连话都说不清楚的甲方，一般就直接撤退了，不接他的项目。 以免因为他的低素质造成后续麻烦。 说话说不清楚、逻辑混乱、说大话使小钱、空谈朋友义气、一把手说了不算……这类甲方一般我们都会删除。 不想付预付款的，也删除。 如果大家认真阅读《每周工作 4 小时》之类的管理书籍，就会懂得只有 20% 的好甲方给了我们 80% 的收入。 所以我们的任务是删除那些令我们头痛却没有带给我们好收入的甲方，发现并留住那些好甲方。 [豫]张花荣(123534676) 17:07:51 领导接了项目直接派了任务下来的。这是一般设计院的流程。 你应该写书面建议。这就回到我们今天初始话题了。 【鲁】刘铭(42283494) 17:08:40 如果删除这样的甲方就会影响效益，单位里的领导也不会高兴的，那该如何处理呢？ 你要收集相关的管理资料、管理原理，以专业文章的方式认真写建议书，领导会茅塞顿开的。 木木(274453878) 17:09:03 可是我的同事劝我，领导让怎么做就怎么做，这样不会得罪领导。我说如果我是对的我就要以理具争，错了就服从，但是也要整明白为什么错误，死的明白些。 大多数领导并没有时间阅读这些管理、市场书籍，所以需要我们提出专业建议。 刘铭，我说了，这些惹麻烦的甲方并不能给我们带来高效率的收入。 【鲁】刘铭(42283494) 17:11:05 现在遇到这种甲方也跟领导反映过，得到答复确是：现在活不好干，坚持坚持。 对啊，哪有好建议会马上被采纳的啊？大多数人是保守的啊。 你写了建议，他会阅读，他不做，但是他可能会向别人提到你，这样你在圈子里就有一定的好的影响力了。 用行动影响环境： 张智军(492191060) 16:59:51 做备忘录是一个重要习惯，也是工作方法。我建议我们领导买一个录音笔，领导说那没必要，评审会上专家提的意见我们能记下。我说有些专家讲方言，一时很难听懂，又不能打断人家发言，让人家用普通话，领导就是不听。现在我想找机会试着和领导去谈谈这些不认真态度带来的坏处，看能否取得一点效果。 [京]聂兴洲(25546240) 17:01:18 张智军那你就自己买个录音笔嘛。我都是用自己的mp3录的，效果还可以。录音的目的是补充……在电脑上可以越过一些不重要的内容。 不用管领导，你回头自己用 MP3 录音就行。 用行动，才会让领导知道这样做的好处。 …… [粤]李拥芳(30975408) 17:12:54 现在就很期待了！ 李拥芳，想想自己该写什么，如果你再玩期待，我会踢你出去。 写书的人、写文章的人，最讨厌别人期待。 如果大家都以大家为借口，结果就是大家都不做。 后果就是我们的环境一直好不起来。 刘铭、张花荣，想一想，我们去做，就会逐步影响环境。 不做呢？根本就没有机会了。 不做，倒霉的是平民设计师，不是院长。 张智军摘录于 2009 年 6 月 23 日 15 时 15 分 |
张智军：男，1979 年生，2002 年 6 月毕业于甘肃农业大学，园林专业。2002 年 7 月起至今在甘肃省林业调查规划院从事园林设计工作，工程师。 |
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